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鲸力商旅:当“寒冬期”来临,企业如何评估差旅支出的合理性?

2018-12-10    来源: 中国财经网  跟贴 0

差旅是企业除人力支出的第二大可控成本,面对可能到来的市场“寒冬期”,企业必须向管理要效益,通过加强对差旅支出的严格管控,可带来企业成本的巨大节省。但是目前很多企业缺乏良好的评估指标,导致对于差旅支出的分析结论不足,不利于企业管理的优化。差旅支出评估首先需要设定总体目标,是减少总支出,降低平均旅行成本,还是提高员工满意度,然后接下来设定具体的评估指标,来对差旅支出进行考量,跟踪目标是否实现完成。

差旅支出有哪些主要评估指标

一、基本差旅指标

1、差旅总支出:按日期,地区或部门支付的差旅费用金额。

总支出回答了管理者想要了解的基本问题:花了多少钱?还需要思考这个问题背后的内容:

一,差旅费用包括哪些支出:通常包括航班、酒店、租车,还可能包括补助,客户招待费或会议费。对于差旅费用没有严格的规则,但需要保持一致的定义。

二,差旅支出背后有什么变化?如果差旅支出增加,有可能是因为员工更频繁的出行,或者前往差旅费用更高的目的地,或者因为员工做出成本意识较低的决策。在判断差旅政策时,了解总支出只是一个开始。

2、平均差旅费用:等于差旅总支出除以差旅次数。

平均差旅费用是衡量差旅支出的一个重要标准,但也要考虑企业之间的差异,如大型企业与中小型企业因为差旅量不同而获得的不同折扣。因此,企业在衡量时既要与企业历史数据对比,也需要与市场大数据进行同类对比。

二、差旅行为指标

企业差旅费用取决于员工在差旅过程中的各种选择,包括选择的航空公司和酒店,预订的天数,甚至通过网络沟通来避免不必要旅行的频率。这些选择体现了员工的差旅需求和差旅政策的合理性。

1、供应商预订合规率:员工使用不合规供应商预订费用的百分比。

设立固定的差旅供应商,可以为企业带来成本降低并保证差旅质量。但是,高遵守率本身并不是目的。如果员工不乐意选择公司规定的供应商,则说明公司提供的选择不足,或者员工希望有更灵活的选择,例如在差旅中选择Airbnb来代替酒店。建议企业将管理需求和员工需求结合,制定灵活化的差旅政策,而不是必须强迫旅行者遵守固定的差旅标准和使用固定供应商的严格政策。

2、机舱预订违规率:购买航空或火车票高于允许舱位占总费用的百分比。

商务舱和头等舱机票通常更贵,因此机舱违规率过高是差旅政策是否合理的评估标准。如果很多员工选择不符合条件的高级票价,表明差旅政策并没有传达清楚,或者没有充分满足员工的需求。

3、平均提前预订日期:员工提早进行差旅预订的天数。

机票通常越早预订越便宜,因此鼓励员工提早安排预订可以节省费用。有些企业要求提前预订旅行,一两周是常见的标准,不过预购带来的节省费用是有限的,有时候机票临近出差前预订更低。此外如果差旅人员因为计划变化需要取消或更改旅行,还会造成损失。因此,公司还需要衡量差旅的重新预订率。

大数据差旅管理帮助企业加强支出评估与管控

作为国内的大数据差旅管理服务商,鲸力商旅可以帮助企业加强对差旅预算和政策的评估,有效控制差旅成本,提高差旅政策的合理性和灵活性,向更智慧化的一站式差旅管理进行升级。

1、获取差旅评估的数据:

很多企业无法进行差旅评估是因为缺乏有效的数据支持。鲸力商旅的智慧化差旅管理平台可以为企业在差旅评估上首先解决“数据获取”问题:

一,数据完整化:鲸力商旅可与企业客户的OA系统、HR系统、报销系统、TMC系统进行连接,实现从预订申请到差旅报销的全流程数据连通与透明化,让财务管理者完整清晰的了解差旅开支情况。

二,数据实时获取:鲸力商旅通过在差旅管理中增加自动化程度,减少人为介入带来的失误,减少纸质记录及票据的数量,推行自动化差旅合规管理,让差旅数据可以实时获取分析。

三,与市场大数据的联动对比:鲸力平台一端对接企业OA、财务系统,一端与众多TMC对接,可以获取多供应商实时数据,通过市场大数据为企业提供数据对比参考。

2、提升差旅政策的灵活性:

在控制差旅支出的同时,必须满足员工出行的个性化需求,不能采用完全僵化的差旅政策,否则无法避免违规现象。鲸力商旅在行业率先推出“鲸准预算”,可帮助企业提升差旅预算的灵活性。员工只要输入出差计划,鲸力可基于企业出行大数据,获取企业管理偏好、员工出行偏好,同时通过连接多供应商实时数据,为员工的单次出行定制一个实时的、个性化的预算标准(即“鲸准预算”)。

通过“鲸准预算”的定制,企业拥有了合理的差旅预算标准,员工也无需再受制于僵化的差旅政策与行程。企业还可以与鲸力共同设计员工节约奖励方案,一旦花费低于预算,员工可以拿到一定比例的返现和礼品代金券,从而激发员工主动节省差旅成本的热情。

3、提供多维度差旅智能化报表:

鲸力商旅可为企业提供多维度差旅智能化报表,帮助企业实现差旅管理的事前计划、事中控制、事后分析。

一,成本中心分析:帮助企业按部门、项目生成差旅成本中心,管理者可结合成本中心实现成本责任考核。

二,实时在线数据看板:精确到当天当下的差旅数据,自动生成精确的差旅优化报告,为企业生成差旅数据大地图,让企业对差旅支出和员工出差情况进行实时全面掌控。

三,差旅综合报告:鲸力可定期将员工的预订偏好、竞价排名、服务质量、差旅支出变化呈现到企业差旅报告中,作为年度审查差旅供应商、调整差旅政策的重要依据。

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  图一:按支出类别(如机票)进行分析

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  图二:部门支出分析

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  图三:出差人分析

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  图四:鲸力商旅可为企业生成差旅大地图

随着大数据时代的来临,企业需要挖掘差旅大数据背后的价值,通过数据的评估和决策的智能化,提升企业的管理水平,从而能够更好面对“寒冬”环境。鲸力商旅致力于为客户带来智能化的科学管理方法,真正实现“在员工出行体验与企业成本中找到最佳平衡”的智慧化差旅管理。



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